Σε μερικές περιπτώσεις οι εργαζόμενοι κατακλύζονται καθημερινά από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα οποία είναι μεν απαραίτητα αλλά μπορεί να προσθέτουν άγχος, ιδιαίτερα εάν είναι πολλά ή κακογραμμένα.
Τα λάθη στα email δυσκολεύουν την επικοινωνία με επιπτώσεις πρακτικές, όπως το να χάνει κανείς τη δουλειά του, ή ψυχολογικές, όταν κανείς έχει μετανιώσει για το περιεχόμενο ή τη γλώσσα που έχει χρησιμοποιήσει σε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα.
Γλωσσολόγοι που έχουν αναλύσει το θέμα μας λένε ότι ο επίσημος και μόνιμος χαρακτήρας ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έρχεται σε αντίθεση με σχεδόν κάθε άλλο μέσο επαγγελματικής επικοινωνίας που χρησιμοποιείται σήμερα, με δυνητικά καθοριστικές συνέπειες για την καριέρα ενός εργαζόμενου.
Ποια είναι όμως τα δύο μεγαλύτερα λάθη που κάνουν συχνά οι εργαζόμενοι και πώς θα τα αποφύγουμε;
Τυπογραφικά και γραμματικά λάθη
Το πρώτο μεγάλο λάθος εντοπίζεται στο ότι δεν ελέγχουν όσα έχουν γράψει ώστε να κάνουν κάποιες διορθώσεις. Τα τυπογραφικά λάθη, τα γραμματικά λάθη και οι ασαφείς διατυπώσεις μπορούν να μειώσουν τον επαγγελματισμό και την αποτελεσματικότητα του μηνύματος, καθιστώντας το νόημα θολό και ασαφές. Τα λάθη αυτά εκνευρίζουν τους συναδέλφους, συνεργάτες – παραλήπτες των mail ενώ ασκείται πολύ πιο αυστηρή κριτική από ό,τι σε πλατφόρμες chat στην εργασία.
Η λύση είναι να αφιερώνει κανείς χρόνο για να διορθώνει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πριν πατήσει το κουμπί αποστολής. Αυτή η διαδικασία μπορεί να αποτρέψει ορθογραφικά λάθη και ακούσια σφάλματα, όπως όταν η αυτόματη διόρθωση αλλάζει το όνομα του παραλήπτη ή το νόημα σε εκφράσεις.
Η στίξη είναι ένα άλλο σημείο που θα πρέπει να ελέγχεται. Ένα λάθος κόμμα μπορεί να αλλάξει εντελώς το νόημα.
Ασαφή μηνύματα
Ένα άλλο μεγάλο λάθος που κάνουν οι εργαζόμενοι στα email τους είναι ότι δεν διατυπώνουν με σαφήνεια το μήνυμά τους. Το να είναι κανείς «πολυλογάς» ή να χρησιμοποιεί ορολογία και διφορούμενη γλώσσα μπορεί να οδηγήσει σε παρεξηγήσεις, καθυστερήσεις και απογοήτευση.
Ποια είναι η λύση; Να προσπαθεί κανείς να είναι περιεκτικός και συγκεκριμένος στα μηνύματά του. Υπάρχουν τρεις τρόποι για να το πετύχει αυτό:
Σαφήνεια στα θέματα
Λογική οργάνωση των πληροφοριών
Ξεκάθαρες προτάσεις δράσης
Επιπλέον τις περισσότερες φορές δεν είναι εύκολο να μεταφέρει κανείς συναίσθημα μέσω των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, γεγονός που μπορεί να κάνει το μήνυμα να μοιάζει ψυχρό.
Ωστόσο θα πρέπει κανείς να είναι ιδιαίτερα προσεκτικός με τη χρήση χιούμορ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα πρέπει να φιλτράρει αν το χιούμορ του είναι κατάλληλο, ανάλογα με το πλαίσιο του μηνύματος και σε ποιον το στέλνει.
Πηγή: moneyreview.gr